Com que el que volem és facilitar-vos la feina, i organitzar un viatge porta molt de temps, us donem unes pautes a seguir que us poden facilitar força la feina i fer-ho molt més senzill.
01. El preu, la destinació i les dates
Aquests tres són els principals elements a l'hora de triar un viatge. Aquí és important tenir clares les dates, si són fixes o obertes (això pot fer variar molt el preu del viatge), i també el tipus de transport, els horaris, el tipus d'allotjament i la categoria, així com la localització dels allotjaments, a més dels àpats que s'inclouen, les visites, els guies oficials o els acompanyants. Heu de tenir clars aquests temes a l'hora de demanar un pressupost o de comparar preus entre diferents agències, ja que aquests viatges poden incloure serveis diferents.
Recordeu que hi ha dates molt conflictives, com la setmana abans de Setmana Santa i el juny, que és quan la majoria d'instituts i escoles viatgen; per això és temporada alta per a les escoles. Heu de saber que els vols tenen una capacitat i que, a mesura que es van omplint, els preus van pujant. Com que les companyies aèries ja saben amb temps quines dates s'ompliran, en carregar els preus els posen més cars.
També és molt difícil, per aquestes dates, trobar reserves de museus i, de vegades, places d'allotjament segons quines ciutats.
Tot i així, si decidiu viatjar en aquestes dates per organització logística del vostre centre, us recomanem fer la reserva amb molt de temps, com a mínim de 4 a 8 mesos abans, per evitar problemes.
Si trieu dates alternatives, us trobarem millors preus.
02. Cobrament dels alumnes
Aquest és un tema delicat, ja que és important cobrar una paga i senyal per assegurar-nos els alumnes que vindran al viatge. Realment, fins que no paguen no se sap el nombre segur d'alumnes que hi aniran.
Si voleu donar un preu als alumnes, que sigui aproximat, mai tancat, perquè variarà en funció del nombre final d'alumnes. Val més tirar a l'alça i no enganxar-se els dits: així, si després algun alumne no pot anar de viatge, tindreu coberta la plaça.
Si aneu en avió, heu de demanar aproximadament una bestreta d'uns 180-200 € per alumne per poder comprar els bitllets. No patiu: en el moment de comprar-los, si el preu ha pujat i no us interessa, us tornem els diners. Sempre confirmem els preus dels bitllets abans de comprar-los i, si han pujat, us donem dates i vols alternatius; si no us va bé, us tornem els diners.
En cas d'anar en autocar, només us demanem el 30 % de l'import del viatge, que acostuma a voltar els 130 € per alumne.
03. Llista d'alumnes
És important tenir-la preparada i enviar-la en el moment de la confirmació del viatge, juntament amb la bestreta i la documentació signada, amb el nom, els cognoms i el DNI. Així, si s'han de comprar els bitllets, es podran comprar més ràpid i n'assegurarem el preu. També la necessitem si voleu contractar una assegurança que inclogui anul·lació.
Aquesta llista ha de ser definitiva, ja que un cop comprats els bitllets, les companyies de baix cost no retornen els diners si el passatger es dona de baixa. Recordeu que disposem de diferents tipus d'assegurances que ho cobreixen; consulteu l'apartat d'assegurances.
Important: consulteu l'apartat de documentació necessària per viatjar segons la nacionalitat de cada alumne.
04. Viatge triat, precontracte i altres documents
Un cop tingueu clar el viatge triat i ens ho comuniqueu, us farem arribar el precontracte, les normes de la companyia aèria si aneu en avió (les trobareu al web), la llista d'alumnes i professors, i el compte on heu de fer la bestreta.
Un cop tinguem tot això signat conforme ho heu llegit i entès, comprarem els bitllets i confirmarem les places d'hotels i la resta de serveis.
05. Cobrament final
Tres setmanes abans de la sortida cal fer el pagament final del grup per poder tenir tancats tots els serveis.