Reserva con CumLaude

Como queremos facilitaros el trabajo, y organizar un viaje lleva mucho tiempo, os damos unas pautas que pueden ayudaros bastante y hacerlo mucho más sencillo.

01. EL PRECIO, EL DESTINO Y LAS FECHAS

Estos tres son los elementos principales a la hora de elegir un viaje. Es importante tener claras las fechas, y si son fijas u opcionales (esto puede hacer variar mucho el precio del viaje), así como el tipo de transporte, horarios, tipo y categoría de alojamiento, localización de los alojamientos, comidas incluidas, visitas, guías oficiales o acompañantes.

Por eso, todos estos aspectos deben estar claros al solicitar un presupuesto o comparar precios entre agencias, ya que estos viajes pueden incluir servicios distintos.

Recordad que hay fechas especialmente complicadas, como la semana previa a Semana Santa o junio, que es cuando la mayoría de institutos y colegios viajan, y por tanto es temporada alta para los centros escolares. Hay que tener en cuenta que los vuelos tienen una capacidad limitada y, a medida que se llenan, los precios aumentan. Las aerolíneas suelen cargar precios más altos en esas fechas desde el primer momento, ya que saben que se llenarán.

También es difícil encontrar reservas de museos o plazas de alojamiento en determinadas ciudades en esas fechas.

Aun así, si por motivos organizativos de vuestro centro decidís viajar en ese período, os recomendamos reservar con mucha antelación, al menos entre 4 y 8 meses antes, para evitar problemas.
Si escogéis fechas alternativas, os encontraremos mejores precios.

02. PAGO POR PARTE DE LOS ALUMNOS

Este es un tema delicado, ya que es importante pedir una paga y señal para asegurarnos de qué alumnos participarán en el viaje. Realmente, hasta que no pagan, no se puede confirmar el número final de participantes.

Si queréis dar un precio a los alumnos, que sea aproximado, nunca cerrado, ya que este dependerá del número final. Mejor que sea un poco más alto para tener margen si alguien se da de baja y cubrir esa plaza.

Si vais en avión, os recomendamos pedir una reserva de unos 180 € – 200 € por alumno/a para poder comprar los billetes. No os preocupéis: si en el momento de la compra los billetes han subido y no os interesa, os devolvemos el dinero. Siempre confirmamos los precios antes de comprar; si han subido, proponemos fechas o vuelos alternativos, y si no os encajan, también se devuelve el dinero.

En caso de ir en autocar, solo pedimos el 30 % del importe del viaje, que suele rondar los 130 € por alumno/a.

03. LISTA DE ALUMNOS

Es importante tenerla preparada y enviarla en el momento de la confirmación del viaje, junto con la paga y señal y la documentación firmada, con nombre, apellidos y DNI. Así, si hay que comprar billetes, podrá hacerse rápidamente y aseguraremos el precio. También la necesitamos si queréis contratar un seguro con anulación incluida.

Esta lista debe ser definitiva, ya que las compañías low cost no devuelven el dinero si un pasajero se da de baja. Recordad que disponemos de distintos tipos de seguros que lo cubren. Consultad el apartado de seguros.

🔴 IMPORTANTE: consultad el apartado de documentación necesaria para viajar, según la nacionalidad de cada alumno/a.

04. VIAJE ELEGIDO, PRECONTRATO Y OTROS DOCUMENTOS

Una vez tengáis claro el viaje elegido y nos lo comuniquéis, os enviaremos el precontrato, las normas de la compañía aérea (si vais en avión, disponibles en nuestra web), la lista de alumnos y profesores y el número de cuenta donde hacer el ingreso de la paga y señal.

Una vez tengamos todo firmado conforme lo habéis leído y entendido, compraremos los billetes y confirmaremos las plazas de hotel y demás servicios.

05. PAGO FINAL

Tres semanas antes de la salida, debe realizarse el pago final del grupo para poder cerrar todos los servicios.